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PRINCIPI GUIDA PER COMBATTERE LA CORRUZIONE NELLE AZIENDE

 

1-Introduzione

Le Linee Guida per combattere la corruzione nelle  aziende sono stati sviluppati da un gruppo di interesse del settore privato,organizzazioni non governative,sindacati come strumento per assistere le aziende ad introdurre politiche efficaci per combattere la corruzione in tutte le loro attivita’.

Le Linee Guida sono anche l’applicazione pratica di recenti iniziative come  la convenzione OCSE circa la lotta alla corruzione dei funzionari pubblici stranieri nelle transazioni internazionali,le regole di comportamento della Camera di Commercio Internazionale sulla lotta alla estorsione e corruzione e le misure anticorruzione delle linee guida revisionate OCSE delle Multinazionali.

Le Linee Guida sono state concepite per l’applicazione in grandi,medie e piccole aziende.Si applicano alla corruzione dei funzionari pubblici e alle transazioni private.Lo scopo di questo documento e’ di fornire una guida pratica per la lotta alla corruzione creando un campo di azione uniforme e un vantaggio competitivo a lungo termine.

 

2-Le Linee Guida

-L’azienda deve proibire la corruzione in tutte le sue forme sia dirette che indirette.

 

-L’azienda deve impegnarsi a realizzare un Programma di lotta alla corruzione.

 

Queste Linee Guida sono basate su un impegno ai valori fondamentali di integrita’,trasparenza e responsabilita’.Le aziende devono mirare a creare e mantenere una cultura interna inclusiva e basata sulla fiducia, nella quale la corruzione non e’ tollerata.

Il Programma rappresenta la totalita’ degli sforzi dell’azienda alla lotta alla corruzione ed include  valori,politiche,processi,addestramento e guida.

 

3-Propositi

I propositi delle Linee Guida sono:

-Provvedere ad una cornice di buone pratiche aziendali e strategie di risk management per combattere la corruzione.

-Assistere l’azienda per:

a-eliminare la corruzione.

b-dimostrare l’impegno dell’azienda a combattere la corruzione,

c-dare un contributo positivo per migliorare gli standards di integrita’,trasparenza e responsabilita’ dovunque l’azienda operi.

 

4-Sviluppo di un Programma per combattere la corruzione

4-1 L’azienda deve sviluppare un Programma in funzione della sua dimensione,il settore di business,i rischi potenziali ed i centri operativi.Il programma deve chiaramente e con ragionevole dettaglio,articolare i valori,le politiche e le procedure da utilizzare per combattere la corruzione in tutte le attivita’che ricadono sotto l’effettivo controllo dell’azienda.

4-2 Il Programma deve essere consistente con tutte le leggi relative alla lotta alla corruzione in tutte le giurisdizioni in cui l’azienda opera ed in particolare le leggi direttamente afferenti le pratiche di business.

4-3 L’azienda deve sviluppare il Programma di concerto con i dipendenti,sindacati o altri organismi di rappresentanza dei dipendenti.

4-4 L’azienda deve assicurarsi di essere informata di tutti  gli argomenti utili ad uno sviluppo effettivo del Programma tramite la comunicazione con le parti interessate.

 

5-Scopo del Programma

 

Nello sviluppo del programma  per combattere la corruzione,l’azienda deve analizzare le aree specifiche che sono a maggior rischio di corruzione.

Il Programma deve indirizzarsi sulle forme di corruzione prevalenti nell’azienda e deve come minimo coprire le aree seguenti:

5-1Tangenti

5-1-1L’azienda deve proibire l’offerta,la donazione o l’accettazione della tangente in ogni forma .L’azienda deve proibire l’uso di modalita’ e canali vari per generare benefici impropri a clienti,agenti,contrattisti,fornitori o dipendenti di tali stakeholders o funzionari pubblici.

5-1-2L’azienda deve proibire ai propri dipendenti di proporre o accettare una tangente da clienti,agenti,contrattisti,fornitori o dipendenti di tali stakeholders o di funzionari pubblici al fine di ottenere un beneficio per se’ o per i propri familiari,amici,associati e conoscenti.

5-2 Contributi politici

5-2-1 L’azienda ,i suoi dipendenti ed agenti non devono concedere contributi diretti o indiretti a partiti politici,organizzazioni o persone impegnate in politica in modo da ottenere vantaggi nel proprio business.

5-2-2 L’azienda deve rivelare pubblicamente tutti i contributi politici.

5-3 Contributi caritatevoli e sponsorizzazioni

5-3-1L’azienda deve assicurarsi che i contributi caritatevoli e le sponsorizzazioni non siano usate come sotterfugio alla corruzione.

5-3-2 L’azienda deve svelare pubblicamente tutti i contributi caritatevoli e le sponsorizzazioni.

5-4 Pagamenti di facilitazione.

5-4-1L’azienda deve riconoscere che i pagamenti di facilitazione sono forme di corruzione e deve identificarli ed eliminarli.

NB.I pagamenti di facilitazione sono piccoli pagamenti per assicurarsi o accelerare un’azione dovuta della quale il pagatore ha diritto.

5-5 Doni,ospitalita’e spese

5-5-1L’azienda deve proibire l’accettazione o l’offerta di doni,ospitalita’ o spese tutte le volte che tali liberalita’possano influire sui risultati delle transazioni di business e non possono essere considerate spese ragionevoli e fatte in buona fede.

6 REQUISITI PER LA REALIZZAZIONE DEL PROGRAMMA

Questo paragrafo esplicita  i requisiti minimi che l’azienda deve avere per la realizzazione del programma.

6-1 Organizzazione e responsabilita’

6-1-1Il consiglio d’amministrazione o corpo equivalente devono basare la politica aziendale sulle Linee Guida e devono assicurare leadership,risorse e supporto attivo per la realizzazione del Programma

6-1-2L’amministratore delegato e’ responsabile a che il Programma sia realizzato con consistenza e con chiare linee di autorita’.

6-1-3Il consiglio di amministrazione,l’amministratore delegato ed il senior management devono dimostrare un impegno visibile ed attivo per la realizzazione del Programma delle Linee Guida.

6-2 Relazioni di business

L’azienda deve applicare il Programma nelle relazioni con gli affiliati,Joint ventures partners,agenti,contrattisti,e altri terzi con i quali intrattiene relazioni di business.

 

6-2-1Affiliati e joint ventures

6-2-1-1L’azienda deve effettuare una”due diligence” prima di entrare in una joint venture

6-2-1-2 L’azienda deve assicurarsi che gli affiliati e le joint ventures su cui esercita il controllo effettivo, adottino il suo Programma.Quando l’azienda non esercita un effettivo controllo deve rendere noto il suo Programma ed fare del suo meglio per monitorare che la conduzione di tali affiliati e joint ventures sia consistente con le Linee Guida.

6-2-2Agenti

 

6-2-2-1L’azienda non deve utilizzare gli agenti  per pagamenti illeciti.

6-2-2-3Il compenso agli agenti deve essere appropriato  e giustificabile in base agli effettivi e legittimi servizi resi.

6-2-2-4 La relazione contrattuale con l’agente deve essere documentata.

6-2-2-5L’agente deve essere d’accordo contrattualmente di conformarsi al Programma dell’azienda.

6-2-2-6L’azienda deve controllare la condotta dei suoi agenti e deve avere il diritto di cancellare il contratto nel caso in cui l’agente paghi tangenti.

 

6-2-3 Contrattisti e fornitori

 

6-2-3-1 L’azienda deve gestire in modo corretto e trasparente le sue procedure di acquisto.

6-2-3-2 L’azienda deve effettuare “due diligence” nella valutazione dei contrattisti e fornitori potenziali per assicurarsi che adottino politiche efficaci anticorruzione.

6-2-3-3 L’azienda deve rendere nota a contrattisti e fornitori la sua politica anticorruzione.Deve monitorare il comportamento dei principali contrattisti e fornitori e deve avere il diritto di terminare il contratto nel caso essi paghino tangenti.

6-2-3-4 L’azienda deve evitare relazioni d’affari con contrattisti e fornitori noti per l’abitudine di pagare tangenti.

6-3 Risorse Umane

6-3-1L’assunzione,promozione,addestramento,valutazione  debbono riflettere l’impegno dell’azienda al Programma.

6-3-2Le politiche e procedure delle risorse umane relative al Programma devono essere sviluppate di concerto con dipendenti,sindacati o altri corpi rappresentanti dei dipendenti a seconda dei casi specifici.

6-3-3L’azienda deve chiarire che nessun dipendente sara’ penalizzato o subira’negative conseguenze per il fatto di rifiutare di pagare tangenti anche se cio’puo’comportare la perdita di un affare per l’azienda .

6-3-4L’azienda deve applicare sanzioni appropriate in seguito alla violazione di norme del suo Programma.

6-4 Addestramento

6-4-1I dirigenti,dipendenti ed agenti devono essere  addestrati al Programma

6-4-2Dove appropriato, i contrattisti ed i fornitori devono essere addestrati al Programma

6-5Segnalazione e ricerca di aiuto

6-5-1Perche’ il Programma sia efficace,e’necessario che dipendenti ed altri segnalino preoccupazioni e violazioni prima possibile. A questo fine l’azienda  deve assicurare canali di comunicazione sicuri ed accessibili tramite i quali i dipendenti ed altri si sentano in grado di esprimere preoccupazioni e di informare circa le violazioni(“whistleblowing”) in confidenza e senza il rischio di punizioni.

6-5-2 Tali canali di comunicazione devono essere disponibili per dipendenti ed altri per consigli e suggerimenti sul miglioramento del Programma.Per facilitare il processo l’azienda deve fornire una guida a dipendenti e altri circa l’interpretazione del Programma in casi singoli.

6-6 Comunicazione

6-6-1L’azienda deve provvedere ad una comunicazione del Programma efficace sia all’interno che all’esterno.

6-6-2l’azienda, se richiesta,deve rivelare pubblicamente il sistema manageriale che impiega per la lotta alla corruzione.

6-6-3L’azienda deve essere aperta a ricevere commenti da attori interessati sul Programma.

6-7 Controlli interni ed audit

6-7-1L’azienda deve mantenere una contabilita’accurata e completa disponibile per ispezioni, che documenti in modo appropriato e corretto tutte le transazioni finanziarie.L’azienda non deve avere contabilita’ in nero.

6-7-2 L’azienda deve avere meccanismi di feedback ed altri processi interni che aiutino il miglioramento continuo del Programma.

6-7-3L’azienda deve assoggettare il sistema di controllo interno, in particolare le sue pratiche contabili ,ad audits regolari per garantirsi che siano efficaci nella lotta alla corruzione.

6-8 Monitoraggio e revisione .

6-8-1 ll senior management dell’azienda deve monitorare il Programma e rivederne periodicamente la l’adeguatezza e l’ efficacia ed apportare i miglioramenti appropriati.Il senior management deve fare rapporti periodici al comitato audit o al consiglio di amministrazione circa i risultati della revisione del Programma.

6-8-2 Il comitato di audit o il consiglio di amministrazione devono dare una propria valutazione sulla adeguatezza del Programma e evidenziare le loro osservazioni nel rapporto annuale agli azionisti

 

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